效能是辦事的效率和工作的能力，是衡量工作結果的尺度，是效率、效果和效益的集中體現。作為辦公室，人來(lái)人往，事來(lái)事往，文來(lái)文往，如同一部高速運轉的機器，處于內部機構的中樞地位，起著(zhù)承上啟下、溝通內外、綜合協(xié)調、參謀服務(wù)的作用，責任重大，要求很高。
一、精細管理，時(shí)間使用率是基礎
在辦公室服務(wù)領(lǐng)導、服務(wù)基層、服務(wù)群眾的繁忙工作中，時(shí)間管理至關(guān)重要。一是意識先行，打有準備之仗。要有強烈的時(shí)間觀(guān)念，思想上要有充分的準備。人們的大腦是一部最精密的計算機，一旦我們輸入了時(shí)間管理的程序，就將按照指令要求自動(dòng)的研究和落實(shí)時(shí)間管理措施。管理時(shí)間和“被時(shí)間”管理的工作成效是完全不同的，規劃好每一分鐘的時(shí)間和每周、每月、每年的計劃，不讓時(shí)間空過(guò)，做到分分鐘有效率、見(jiàn)效果，克服接到工作“等一等再安排、看一看再做”的思想，馬上著(zhù)手落實(shí)，讓拖延癥遠離。二是計劃先行，打有系統之仗。凡事預則立，不預則廢。領(lǐng)導都有月工作安排、周工作安排，都要事先予以預排，辦公室工作人員也要有計劃的預排。大到階段的計劃、每月的計劃，小到每周計劃、每天的計劃。工作計劃的制定要打提前量，年初安排全年的計劃，3月份安排4月、5月的工作，本周就要預排下周的內容。特別是在工作量比較集中的時(shí)段，要注意動(dòng)態(tài)計劃的制定，好記性不如爛筆頭。就如某個(gè)一兩天的時(shí)段，領(lǐng)導突然交代較多臨時(shí)交辦的工作，當時(shí)就感覺(jué)到頭皮發(fā)麻、不知所措，此時(shí)就要坐下來(lái)，在筆記本上詳細安排好工作完成的時(shí)間，甚至可以寫(xiě)上完成的方法和步驟，當心中有數之后，胸有成竹的感覺(jué)更容易見(jiàn)到工作成果。總之，計劃的制定要主動(dòng)、到位，不疏漏。主動(dòng)提供信息、反映情況、出謀劃策、拾遺補缺，主動(dòng)抓反饋、抓督辦，主動(dòng)為領(lǐng)導提供多方面保障，促進(jìn)工作落實(shí)，真正做到領(lǐng)導未謀有所思、領(lǐng)導未聞?dòng)兴㈩I(lǐng)導未示有所為。在主動(dòng)服務(wù)中，還要擺正自己的位置，把握好參謀與決策的關(guān)系，既不畏首畏尾，又不越權代替，做到到位不越位、參與不干預、出謀不決策、協(xié)調不包辦。
二、精巧統籌，資源整合率是方法
善始善終，抓出成效，要順勢借力，既要發(fā)揮辦公室的牽頭抓總作用，又要充分調動(dòng)多方資源，形成抓督查、抓落實(shí)的合力。一是學(xué)會(huì )借人力。一個(gè)筷子易折斷，一把筷子抱成團。一個(gè)人的時(shí)間、力量在某個(gè)時(shí)空是有限的，需要尋求同事和其他人員的幫助，有效地整合他們的時(shí)間和力量，共同做好服務(wù)工作。在做某項工作的時(shí)候，可讓同事和其他人員幫忙做資料收集、人員聯(lián)絡(luò )等基礎性工作，有效地節省工作時(shí)間。個(gè)人經(jīng)驗得出，辦公室人員的素質(zhì)和效率直接關(guān)系到領(lǐng)導交辦工作落實(shí)的成效。在平時(shí)工作中，要有意識地推動(dòng)他們提升寫(xiě)作、協(xié)調和溝通的能力，采取點(diǎn)思路、出題目、勤討論等方式，與他們共同提升。二是學(xué)會(huì )借網(wǎng)力。“互聯(lián)網(wǎng)+”的資源給我們提供了很多思路上、工作上的各類(lèi)資源，充分地予以學(xué)習和借鑒，必然對提升效率有百利而無(wú)一害。每天要抽出時(shí)間學(xué)習網(wǎng)絡(luò )內容，本著(zhù)“拿來(lái)主義”，汲取精華和有益的經(jīng)驗，深入予以實(shí)踐。特別可以創(chuàng )新網(wǎng)絡(luò )會(huì )議的模式，利用微信的新媒體，更快捷、零距離的開(kāi)展工作討論、對接和多發(fā)溝通。
三、精確達標，目標命中率是關(guān)鍵
工作效率的實(shí)現最終還要落在對工作目標命中率的評估上，效率提升了，成效也要提升。一是不能偏離工作目標。前提是要充分領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖、上級政策落實(shí)、基層期盼等精神要旨，爭當有心人。首先要學(xué)會(huì )“悟”，經(jīng)常主動(dòng)的領(lǐng)悟領(lǐng)導的思路要求，進(jìn)行政策的解讀、有效進(jìn)行部門(mén)和基層的信息分析，力爭精準把握工作要求。其次要學(xué)會(huì )“通”，也就是溝通要到位。凡是注重溝通的部門(mén)，信息就流暢，內部就協(xié)調，相互就信任，工作就主動(dòng)；反之，缺乏溝通的部門(mén)，信息就不暢，領(lǐng)導部署的工作就被動(dòng)難做。注重部門(mén)內部的溝通協(xié)調，保持部門(mén)內部的溝通和配合，建立直接、規范的信息溝通渠道，構筑條塊之間和部門(mén)之間工作的交流與溝通平臺，增加透明度，實(shí)現資源共享，降低工作成本，提高工作質(zhì)量。二是不能出現大的錯誤。多年的經(jīng)驗告訴我們，辦公室的工作是難免有錯誤，即使在追求零錯誤的高標準下，也難免會(huì )有一些小插曲。首先要建立“零缺陷”的工作思想架構，全力爭取不出錯。其次不能畏錯誤如猛虎，要以歸零的心態(tài)去工作。第三要及時(shí)補救，補臺不拆臺。
辦公室作為企業(yè)的重要綜合協(xié)調部門(mén)，所面臨的環(huán)境越來(lái)越復雜，承擔的任務(wù)越來(lái)越繁重，工作的節奏越來(lái)越快，想干好辦公室工作不是一朝一夕，一蹴而就的，而是要久久為功方能成為合抱之木。